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Destruction d'archives à Paris
Si vous stockez des documents sensibles, des données relatives à vos partenaires, salariés et clients ou encore des factures, alors vous êtes concerné par la destruction d’archives. De même, si vous souhaitez gagner de l’espace et améliorer les conditions de travail de vos salariés, ce procédé peut vous être très utile. Mais attention : on ne détruit pas ses archives n’importe comment! Surtout depuis que la réglementation européenne l’impose à toute entreprise gérant des données de personnes. Nous sommes spécialisés dans le domaine : voilà pourquoi vous pouvez nous confier votre désarchivage.
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Quel lien entre destruction d'archives et protection des données ?
- Deux réglementations régissent la destruction d'archives.
- Tout d'abord, depuis mai 2018, la loi française impose à toute organisation gérant des informations confidentielles, de les détruire à partir d'un certain temps. L'objectif est d'éviter leur reproduction ainsi que leur diffusion illégale. Car des données personnelles ou des informations sensibles de l'entreprise pourraient tomber dans de mauvaises mains. Ses clients, partenaires et salariés seraient alors menacés d'usurpation d'identité, d'espionnage économique, de divulgation ou encore de reproduction illégale de données personnelles. Ainsi, les données stockées ne peuvent être conservées au-delà de la durée nécessaire à leur exploitation.
- Cette loi est venue en application du Règlement Général sur la Protection Données, auquel sont soumis tous les pays européens. Il concerne aussi bien les données numériques que les données papier gérées par les entreprises : factures, CV, coordonnées de clients ou encore fiches de paye. Le non-respect de cette nouvelle réglementation peut conduire à une amende allant jusqu'à 4% du chiffre d'affaires de l'entreprise. Car outre le mode et la durée de stockage, le RGPD réglemente également la manière dont les entreprises doivent procéder pour la destruction de documents confidentiels.
- D'où l'importance de s'adresser à une entreprise spécialisée dans le domaine.
À qui confier sa destruction d'archives?
Le RGPD impose que la destruction de papier confidentiel soit faite de manière sécurisée. Selon la sensibilité des informations à détruire, la taille du papier va varier. L’objectif étant qu’on ne puisse pas reconstituer la feuille détruite. S’adresser à une société comme la nôtre pour détruire vos archives est une garantie d’un service conforme à votre demande : nous adaptons justement le mode de destruction à vos besoins et selon la classe de sécurité exigée (classe 1, 2 ou 3 pour la plus élevée). Qu’il s’agisse de la destruction de documents administratifs ou de la destruction de documents personnels, notre process vous assure de leur destruction complète en toute confidentialité. Les données sont parfaitement protégées et restent inaccessibles à nos équipes. De plus, à l’issue de l’opération, nous vous remettrons un certificat de destruction des archives, attestant en toute transparence de l’accomplissement de notre travail. Grâce à cette attestation, vous serez en mesure de justifier de votre respect de la loi.
Notez que ce processus de destruction de documents exige des entreprises qu’elles évaluent leur mode de conservation de l’information.
Bien que le désarchivage reste une obligation imposée aux entreprises, sachez qu’il offre également de nombreux avantages non négligeables.
Quels avantages à la destruction d'archives?
Détruire ses archives papier peut être avantageux à plusieurs niveaux.
Gain d’espace
Si vous cherchez un moyen de libérer de l’espace dans vos locaux, la destruction d’archives papier est un très bon moyen. En effet, de nombreuses entreprises stockent documents administratifs et factures pendant des années. Placards, salles d’archives ou encore sous-sols en sont encombrés. Or, à partir d’un certain nombre d’années, ces pièces n’ont plus besoin d’être conservées. Une fois numérisées, vous pouvez procéder à leur destruction : vous serez étonnés du gain d’espace que cela vous offrira! Vos collaborateurs travailleront dans de meilleures conditions et vous en seront reconnaissants. Par ailleurs, vous serez prêts dans l’optique d’un futur changement de local : archives triées, débarrassées, donc argent économisé!
Coûts de stockage réduits
L’espace libéré par le désarchivage est une économie sur vos coûts de stockage. Parfois, certaines entreprises archivent leurs registres dans des locaux de stockage qu’elles louent. Les vider, c’est donc réaliser un gain financier qui pourra être réinjecté dans un autre poste. De même, si vous débarrassez vos locaux d’archives, vous pourrez exploiter ce nouvel espace pour de nouveaux projets à réelle valeur ajoutée.
Recyclage du papier
Si le respect de l’environnement a une résonance pour vous, vous pouvez y contribuer grâce à la destruction de vos documents papier. En effet, ces derniers seront recyclés pour être transformés à nouveau en feuilles de papier. Ce qui sauve la vie à de nombreux arbres et permet de consommer moins d’eau : car deux tonnes de papier recyclé équivalent à 34 arbres non abattus!
Au service des professionnels, notre entreprise vous offre ses services pour vous accompagner dans votre destruction d’archives. Notre équipe se déplacera dans vos locaux pour venir évaluer vos besoins et vous proposer des solutions adaptées.
