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Le temps passe, et vos archives tendent à monopoliser de plus en plus l’espace. Certaines archives doivent être accumulées un certain temps et s’entassent au fil du temps au point ou la situation ne devient plus gérable, et que la place commence à se faire rare dans vos locaux. Il devient important de se débarrasser de certaines de vos archives, lorsque les garder ne devient plus nécessaire et que le délai de conservation est périmé. Il se peut également que votre entreprise subisse des changements majeurs, notamment au niveau de la dématérialisation de ses documents. La transition au numérique constitue un défi majeur pour bon nombre de secteurs, il convient donc d’effectuer cette transition en toute sécurité et de manière construite. Vous pouvez également avoir besoin de vous en débarrasser lors d’un transfert de celles-ci ou bien si vous souhaitez les faire détruire. Nous vous montrons dans cet article tout ce qu’il faut savoir avant d’entamer une telle démarche administrative.
La RGPD nous fait directement penser aux données numériques. Mais celle-ci réglemente également la destruction d’archives papier dans les entreprises.
Une loi créée en 2018, régit comment les archives papiers doivent être stockées, selon une certaine limite de temps et elle réglemente même, la destruction des archives papier. Pour protéger et assurer l’ensemble des données sensibles qu’elles peuvent contenir.
Vous devez mettre en place un système complet et efficace de gestion de vos documents. Vous n’êtes cependant pas soumi à la loi, concernant la limite de temps de conservation de vos données pour certains documents. Penchez-vous sur ceux que vous pouvez détruire pour être sûr de ne pas faire d’erreur. Notez qu’en embauchant des professionnels pour cette tâche, vous aurez la certitude de ne pas faire d’erreurs.
En cas d’infraction du RGPD, vous pouvez être contraint de régler une amende égale à 4% de votre chiffre d’affaires annuel global. Cela constitue un risque financier important, que vous ne pouvez pas vous permettre en tant que chef d’entreprise.
Vous devez à vos clients, et à toutes personnes dont vous détenez des données sensibles, le respect de leur confidentialité. Le respect de leur vie privée, ou bien vous êtes tenu au secret médical pour les corps de métiers correspondants. Se débarrasser et détruire ces documents sont un sujet sensible, car vous devez procéder à une destruction sécurisée, cela vous évitera qu’ils ne tombent entre les mains de personnes mal intentionnées.
La concurrence est forte dans le secteur économique et l’espionnage industriel peut frapper à toutes les portes. Il peut toucher les grandes comme les petites entreprises. Il devient aujourd’hui essentiel de savoir comment organiser et se débarrasser de ses archives en toute discrétion.
Un certificat vous sera remis après chacune des missions qui auront été effectuées. Il vous permettra de prouver aux administrations ou bien à tout autre organisme de contrôle que la suppression des archives a bien été réalisée par une équipe professionnelle compétente dans ce domaine. Ainsi que les matériaux ont été recyclés.
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